勤務形態／Contract Type

正社員／Permanent Contract

部署の紹介／Department Introduction

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グローバル広報・マーケティング部門は、日本における対外広報（PR）およびメディア関係を担当するとともに、世界各市場におけるコミュニケーション活動の統括・推進を担っています。また、日本国内および海外の1万人を超える従業員を対象とした社内コミュニケーションに加え、社内外向けイベントやデジタルコミュニケーションも担当しています。

ストーリーコンテンツの作成、記者会見やメディアインタビューの企画、イベントや業界展示会の実施、さらにはさまざまなチャネルを通じた情報発信など、多くの魅力的な業務を担っています。

<English Part>

The Global Com & Marketing department is responsible for external PR & Media relations in Japan as well as steering the communication in worldwide markets. It is also responsible for Internal Communication for the more than 10.000 employees in Japan and abroad, as well as events and digital communication internally and externally. Creating Stories, organizing Press Conferences & Interviews, as well as events and industry shows, and distributing news through various channels are only some of the many exciting tasks that the department is dealing with. 

仕事内容／Job Description

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【ポジション概要】

このポジションは、部門長の仕事が円滑かつ効率的に進むよう支援する責任があります。この役割には、秘書業務や管理業務、さらに部門間の調整も含まれます。スケジュール・会議・出張管理に加え、情報整理、社内外のコミュニケーション、報告書や予算を含む各種文書や資料の作成を通じて、経営幹部活動のあらゆる側面を支援します。

【主な責任】

1. スケジュール管理

• 執行役員のスケジュール管理および会議の調整

• 社内外の関係者との面会を手配すること

•ビジネス出張および交通の組織;旅程、予約、払い戻しの管理

2. 会議の調整と準備

•会議室やオンライン会議システムの予約・設置、飲み物の準備も含む

•会議資料の収集、編纂、配布

• 議題作成および会議議事録の草案作成を支援する

•会議後のアクション項目のフォローアップ

3. 内部および外部コミュニケーション

•メール、電話、来訪者対応

• 要点を要約し、必要に応じて代理回答を提供すること

• 他部署や管理チームとのコミュニケーション調整

4. 文書作成およびプレゼンテーションサポート

• 各種文書の準備と校正(可能であれば日本語への翻訳を含む)

・契約書、申請書、関連書類の管理

• PowerPointやその他のツールを使ってシンプルなプレゼンテーション資料を作成する

5. 出張、経費、管理支援

• 国内外のビジネス出張を手配する

• 経費払い戻しおよび支払い請求の処理

• 小口現金の管理およびスタンプ発行や申請処理などの管理サポート

•事務所の予算管理と財務に必要な報告書の作成

• ISO品質システムおよび安全衛生委員会に関する全社監査において部門を代表する

•人事部と連携して部門の研修登録を調整すること

【Position Overview】

This position is responsible for supporting the Department Head by ensuring their work progresses smoothly and efficiently. The role includes secretarial and administrative duties as well as cross departmental coordination. In addition to schedule/meeting/business trip management, the position supports all aspects of executive activities through information organization, internal and external communication, and preparation of various documents and materials including reports and budgets.

【Key Responsibilities】

1. Schedule Management

• Manage the Executive Officer’s calendar and coordinate meetings

• Arrange appointments with internal and external stakeholders

• Organize business travel and transportation; manage itineraries, bookings and reimbursement

2. Meeting Coordination & Preparation

• Reserve and set up meeting rooms/online conference systems including preparation of refreshments

• Collect, compile, and distribute meeting materials

• Assist in preparing agendas and draft meeting minutes

• Follow up on action items after meetings

3. Internal & External Communication

• Handle emails, phone calls, and visitor reception

• Summarize key points and provide proxy responses when needed

• Coordinate communication with other departments and management teams

4. Documentation & Presentation Support

• Prepare and proofread various documents (including translation to Japanese if able)

• Manage contracts, application forms, and related paperwork

• Create simple presentation materials using PowerPoint and other tools

5. Travel, Expense, and Administrative Support

• Arrange domestic and international business travel

• Process expense reimbursements and payment requests

• Manage petty cash and provide administrative support such as stamping and application handling

• Manage the office budget and prepare necessary reports for Finance

• Represent the department in company-wide audits for ISO quality systems

• Coordinate the department's training enrollments with Human Resources

募集要件／Requirement

要件

学歴

• 高校以上の学位

1. 必要な専門的経験

• 企業や多国籍環境において、マネージャーや経営幹部を支援するエグゼクティブアシスタントまたはセクレタリーとしての経験

• 部門間の調整、予算管理に関する実務経験

2. 必要スキル(職務能力)

運用および調整スキル

• 複数のタスクを同時に正確かつ効率的に管理する強い能力

• 優先順位を評価し、状況に応じて適切な判断を下す能力

• 社内外の関係者と効果的に協力するための優れたコミュニケーション能力

• 予期せぬスケジュール変更に対応する柔軟性と問題解決能力

語学

・日本語:ネイティブまたは流暢

・英語:ビジネスレベルの読解・作文スキル(例:会議の手配、メールのやり取り)

ITおよびビジネスツールスキル

・Microsoft Officeアプリケーションにおける実践的な習熟度:

Outlook、PowerPoint、Excel、Word、Teams

3. プロフェッショナルな態度と信頼性

• 機密情報の取り扱いにおける強い責任感と機密保持

• 多様なチームやステークホルダーと効果的に働く協調的なマインドセットと能力

• 高い精度、細部への注意、勤勉な作業スタイル

優遇資格

・多国籍企業での秘書またはアシスタントとしての経験

・幹部や上級リーダーシップを支援する経験

・SAPまたは類似システムの使用経験

・プレゼンテーション資料の作成経験(特にPowerPoint)

・スピードと正確さの両方を求める高速な環境での職務経験

追加注記

・内部行政手続き(例:申請書類)のサポート

Educational Background

• High school degree or higher

1. Required Professional Experience

• Experience as an executive assistant or secretary supporting managers or executives in a corporate or multinational environment

• Practical experience involving cross departmental coordination, budget management

2. Required Skills (Job Competencies)

Operational & Coordination Skills

• Strong ability to manage multiple tasks simultaneously with accuracy and efficiency

• Ability to assess priorities and make appropriate judgments based on situational needs

• Excellent communication skills to collaborate effectively with internal and external stakeholders

• Flexibility and problem solving skills to respond to unexpected schedule changes

Language Skills

• Japanese: Native or fluent

• English: Business level reading and writing skills (e.g., meeting arrangements, email correspondence)

IT & Business Tool Skills

• Practical proficiency in Microsoft Office applications:　Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams

3. Professional Attitude & Reliability

• Strong sense of responsibility and confidentiality in handling sensitive information

• Collaborative mindset and ability to work effectively with diverse teams and stakeholders

• High level of accuracy, attention to detail, and a diligent work style

Preferred Qualifications

• Experience as a secretary or assistant in a multinational environment

• Experience supporting executive officers or senior leadership

• Experience using SAP or similar systems

• Experience creating presentation materials (especially PowerPoint)

• Work experience in a fast paced environment requiring both speed and precision

Additional Notes

• Support for internal administrative procedures (e.g., application documents)

労働条件／Working Condition

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■ 勤務地

本社／川崎製作所第一敷地

　住所：神奈川県川崎市中原大倉町10番地

　最寄駅１：東急東横線「元住吉」駅　および　JR「新川崎」駅より無料シャトルバス運行

　最寄駅２：JR「平間」駅より徒歩10分

　その他：自動車／自転車／オートバイ通勤も可能

■ 勤務時間

8:00-17:00 / 9:00-18:00

フレックスタイム制　※コアタイム無し

リモートワーク可

■ 休日休暇

年間休日：121日（2025年）

完全週休2日制（土曜、日曜）、祝祭日（会社カレンダーに準ずる）

年次有給休暇、慶弔休暇、産前産後育児休暇、介護休暇など

■ 給与

基本給（円/月）：知識・経験を考慮して最終的に決定

賞与：年2回支給

手当：通勤手当、モバイルワーク手当、残業手当、子供手当、住宅手当、退職金制度（DC pension）等

※残業手当など各種手当は別途支給

■ Location

HQ／Kawasaki Plant 1st Premesis

　Address: 10 Okura-cho, Nakahara-ku, Kawasaki-shi, Kanagawa

　Station 1: Company shuttle bus from Tokyu-Toyoko Line "Motosumiyoshi" station and HR "Shinkawasaki" station

　Station 2: Approx 10 min walk from JR "Hirama" station

　Others: Commuting by car, bicyle, or motor bike is also an option 

■ Workng Hours

8:00-17:00 / 9:00-18:00

Flexible working hours without "Core Time"

Mobile Work Polcy

■ Holiday

Annual holiday: 121 days (2025)

Saturdays, Sundays and national holidays (Based on company calendar)

Paid holiday, Congratulatory and Condolence leave, Maternity leave, Nursing care leave etc...

■ Salary

Base Salary (JPY/Month): 知識・経験を考慮して最終的に決定

Bonus : Twice a year

Allowance: Commuting, Mobile Work, Overtime, Child, Housing, DC pension etc..

*Allowances to be paid on top of the base salary